Già da diverso tempo il Registro Imprese ha avviato un sistema di controlli volti a verificare che tutti gli iscritti siano dotati di un indirizzo di posta elettronica certificata, la cosiddetta PEC, valido ed attivo. 

Come noto, la PEC rappresenta un importante strumento nelle mani dell’azienda, perché è un sistema di comunicazione che, pur funzionando formalmente come una normale posta elettronica, ha la funzione di dare al mittente una ricevuta elettronica di invio e di consegna del messaggio spedito.

La comunicazione inviata con questo mezzo ha valore legale pari a quello di una raccomandata: infatti, tramite la PEC è possibile individuare la provenienza e l’integrità del messaggio per mezzo di appositi strumenti tecnologici che attribuiscono a tali comunicazioni un elevato grado di certezza.

La prima fase dei controlli svolti dal Registro Imprese porterà alla cancellazione di tutti gli indirizzi PEC che non rispettano i requisiti richiesti. Per poter essere validamente iscritte le PEC devono essere:

• attive e funzionanti;
• univoche: la PEC deve essere riferibile esclusivamente a ciascuna impresa anche in caso, ad esempio, di più società facenti capo agli stessi soci;
• riconducibili esclusivamente all'impresa: la PEC non può essere quella del professionista che cura gli interessi dell'impresa e dell'associazione di categoria alla quale l'impresa è iscritta.

La procedura di cancellazione si compone di due passaggi: prima verrà operato un controllo automatizzato di validità dell’indirizzo PEC, il quale verrà poi eliminato dall’anagrafica dell’impresa iscritta. Pertanto non sarà più presente il collegamento tra l’azienda e il proprio indirizzo PEC, il quale continuerà ad essere esistente e funzionante.

Verranno poi pubblicati gli elenchi delle aziende il cui indirizzo PEC non risulta conforme. L’impresa indicata negli elenchi avrà 45 giorni, dalla pubblicazione degli stessi, per regolarizzare la propria posizione tramite l’attivazione e l’iscrizione di un nuovo indirizzo di posta (per mezzo dell’apposita pratica di variazione), oppure rinnovando l’indirizzo PEC già dichiarato effettuando opportuna comunicazione a mezzo PEC all’ufficio del conservatore del registro.

In alternativa, nel termine di 15 giorni dalla pubblicazione degli elenchi, sarà possibile presentare le proprie controdeduzioni corredate dall’eventuale documentazione a supporto.

Decorso inutilmente il termine previsto, le imprese saranno segnalate al Giudice del Registro affinché venga cancellato l’indirizzo PEC dalla visura.

Preme sottolineare che la mancata indicazione della PEC comporta conseguenze negative nei confronti dell’azienda: ogni istanza di modifica sulla posizione della stessa dovrà essere sospesa, mentre potranno essere irrogate sanzioni fino a 1.032 euro a seguito di eventuali controlli periodici.

Pertanto, si consiglia caldamente di procedere ad effettuare una verifica relativamente allo stato della propria casella PEC onde evitare spiacevoli sorprese.

Inoltre, si ricorda che mantenere attivo e funzionante il proprio indirizzo PEC è assolutamente fondamentale: dal 1° giugno, infatti, per tutte le ditte esercitate in forma individuale o societaria, nonché per tutti i professionisti, le cartelle di Equitalia arriveranno soltanto via posta certificata (come già segnalato anche su consulenzaagricola.it).