La trasferta, rappresenta lo spostamento temporaneo del lavoratore verso un luogo di lavoro diverso rispetto a quello in cui normalmente si esegue la prestazione lavorativa. 

L’ambito territoriale all’interno del quale il dipendente viene chiamato a svolgere la sua attività, mediante l’utilizzo della propria autovettura, assume rilevanza ai fini dell’imposizione fiscale.

Se il lavoratore viene demandato a spostamenti all’interno del comune in cui ha sede la propria azienda, eventuali rimborsi sono totalmente imponibili. Caso contrario, al di fuori del territorio comunale vi sono diverse tipologie di rimborso.

Il Ministero del Lavoro con la nota n. 11885 del 14.06.2016, è intervenuto precisando che in caso di disconoscimento della trasferta in sede di accertamento ispettivo, si configura immediatamente l’infedele registrazione sul Libro Unico del Lavoro con conseguenti sanzioni amministrative.

Per infedele registrazione s’intende:

- registrazione effettuata sul LUL riportando dati non conformi al rispetto della normativa che abbiano riflesso immediato sugli aspetti legati alla retribuzione o al trattamento fiscale o previdenziale del rapporto di lavoro;

- registrazione che determina difformità tra i dati registrati, la quantità della prestazione svolta e l’effettiva retribuzione o compenso corrisposto;

Nel caso specifico della trasferta, si rileva infedele registrazione qualora:

- vengano indicate trasferte che non siano state realmente effettuate;

- venga utilizzata l’indennità di trasferta allo scopo di occultare emolumenti dovuti a titolo di retribuzione o di altri elementi retributivi.

In caso di infedele registrazione, le sanzioni amministrative sono le seguenti:

- da 150 a 1.500 € per violazioni riguardanti meno di 5 dipendenti;

- da 500 a 3.000 €, per violazioni riguardanti a più di 5 dipendenti o nel caso in cui la violazione sia stata commessa per un periodo superiore a 6 mesi;

- da 1.000 a 6.000 €, per violazioni riguardanti più di 10 dipendenti o nel caso in cui la violazione sia stata commessa per un periodo superiore a 12 mesi;

Ricordiamo che la disciplina fiscale prevede:

Rimborso forfetario: indennità di trasferta fuori dal territorio comunale, al netto delle spese di viaggio e trasporto, non concorre a formare reddito sino ad  € 46,48 al giorno (€ 77,47 all’estero);

Rimborso analitico: indennità di trasferta fuori dal territorio comunale, non concorre a formare reddito del lavoratore sino ad € 15,49 al giorno (€ 25,82 all’estero). In alternativa è possibile erogare un’indennità chilometrica determinata sui chilometri effettivamente percorsi.

Rimborso misto: indennità di trasferta fuori dal territorio comunale, non concorre a formare reddito del lavoratore sino ad € 30,98 al giorno (€ 51,65 all’estero), con il rimborso delle spese di vitto ed alloggio. Nel caso in cui venissero rimborsate entrambe, l’esenzione scende ad € 15,49

Il calcolo del rimborso chilometrico deve essere effettuato sulla base delle tariffe ACI (ww.aci.it) annualmente rivalutate.

Nell’ottobre del 2015, l’Agenzia delle Entrate con risoluzione n. 92/E è intervenuta sul trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici riconosciuti ai dipendenti inviati in trasferta confermando le tesi più volte espresse

La novità introdotta precisa che il valore massimo risarcibile esente da imposizione fiscale e previdenziale è quello calcolato partendo dalla sede aziendale sino alla sede di destinazione ove viene inviato in trasferta il lavoratore.

Il rimborso chilometrico eventualmente riconosciuto al dipendente in misura superiore rispetto a quanto gli sarebbe spettato, dovrà quindi essere soggetto a ritenute fiscali e previdenziali e quindi equiparabile a reddito imponibile.